1. Application des présentes conditions générales

1.1. Les présentes conditions s'appliquent aux commandes de diffusion de messages publicitaires auprès de radios, IP Belgium intervenant en qualité de régie publicitaire.

1.2. La signature d'un bon de commande entraîne l'acceptation, par le signataire et la personne qu'il représente (ci-après «l'Annonceur»), des présentes conditions générales qui s'appliquent à l'exclusion de toutes autres et à l'exception de celles éventuellement rajoutées sur le bon de commande. L'Agence Media, l'Agence Créative, aussi bien que l'Annonceur, sont en tout état de cause solidairement responsables envers IP Belgium du paiement des prix des ordres. Si le signataire agit en qualité de mandataire, il se porte fort de la connaissance des présentes conditions par son mandant.

2. La commande

2.1. La diffusion de tout message publicitaire requiert la signature préalable par l'Annonceur d'un bon de commande qui doit parvenir à IP Belgium. L'acceptation du bon de commande n'est valable que s'il est signé et daté. La transmission du bon de commande dument daté et signé à IP Belgium par voie de fax engage l'Annonceur qui dispense dès lors IP Belgium de l'envoi de documents originaux par voie postale. En outre, le bon de commande signé doit être renvoyé :

  • dans les 21 jours, si la première diffusion débute au moins 5 semaines après l'envoi du bon de commande signé;
  • dans les 8 jours, si la première diffusion débute entre 5 et 2 semaines après l'envoi du bon de commande signé;
  • dans les 5 jours pour tout bon de commande ayant fait l'objet d'une annulation antérieure sur la même période de diffusion;
  • pour les campagnes qui démarrent endéans les 2 semaines après l'émission du bon de commande signé, il doit parvenir à IP Belgium le lendemain.
  • à défaut de renvoi du bon de commande signé dans ces délais, il est retiré.

La réception d'un acompte par le délégué commercial d'IP Belgium n'emporte pas acceptation de la commande. IP Belgium est en droit d'exiger, au préalable, des garanties de paiement, ainsi qu'il est précisé à l'article 3.3.

2.2. IP Belgium est libre de refuser la commande sans devoir en justifier les motifs.

2.3. La commande est strictement personnelle à l'Annonceur et ne peut donc être cédée, en tout ou en partie.

2.4. Toute modification de bon de commande doit être demandée par écrit. Toute modification est possible :

  • durant le délai des 3 semaines avant signature ou le délai de 8 jours avant signature (voir point 2.1) et/ou
  • d'un bon de commande signé moyennant un délai de préavis de 20 jours ouvrables avant le premier jour de diffusion initialement prévu ; dans ce cas, il ne sera plus possible d'annuler la sélection des radios ni de diminuer le budget initialement prévu par radio. Une éventuelle diminution sera considérée comme une annulation partielle visée à l'article 2.5. La modification sera acceptée pour autant que les disponibilités du planning le permettent. Une seule modification du bon de commande signé sera acceptée.

En ce qui concerne les changements de période de la campagne, cette demande doit être faite par écrit. Cette demande doit être introduite au plus tard 20 jours ouvrables avant le démarrage de la campagne. La campagne ne peut être déplacée qu'une seule fois durant l'année en cours. Une campagne qui a été reportée doit démarrer dans les 2 mois qui suivent le jour de démarrage original. Une campagne qui a été reportée ne peut être annulée. Dans le cas où la période de diffusion d'une campagne signée "pour accord" devrait être modifiée dans les 12 semaines précédant la diffusion sur antenne du premier spot, IP Belgium facturerait à l'annonceur l'espace à la date mentionnée sur le bon de commande original.
Le tarif applicable sera celui en vigueur au moment de la diffusion de la campagne.

2.5. La commande peut être annulée en tout ou en partie si l'annulation est notifiée, par écrit, 12 semaines avant la diffusion du premier spot de la campagne, à l'exception de ce qui est indiqué à l'article 2.4.
Si ce délai n'est pas respecté, l'Annonceur devra payer une indemnité de dédit consistant en un pourcentage du montant, hors taxes, qui fait l'objet de l'annulation.
Ce pourcentage est calculé comme suit :

Date de réception de la demande écrite d'annulation de campagne Dédit en % à payer en cas d'annulation de la campagne
Au moins 12 semaines avant la date de diffusion du 1er spot de la campagne 0%
De 8 à 12 semaines avant la date de diffusion du 1er spot de la campagne 5%
De 6 à 8 semaines avant la date de diffusion du 1er spot de la campagne 25%
De 4 à 6 semaines avant la date de diffusion du 1er spot de la campagne 50%
De 2 à 4 semaines avant la date de diffusion du 1er spot de la campagne 75%
Moins de 2 semaines avant la date de diffusion du 1er spot de la campagne 100%

2.6. Pour les sponsorings, High Frequency Info et les actions spéciales, lesquels requièrent la signature immédiate du bon de commande, sans aucun délai, les articles 2.4 et 2.5. ne sont pas d'application, ces produits ne sont ni annulables ni déplaçables dans le temps après la signature du bon de commande.

2.7. Dans des cas exceptionnels, le message publicitaire de l'Annonceur peut faire mention d'autres marques, des arguments commerciaux d'autres marques (= co-branding), produits, services ou entreprises, et ce moyennant autorisation expresse d'IP Belgium. La demande de mention d'autres marques, produits, services ou entreprises doit être formulée expressément dans la réservation. En cas d'autorisation d'IP Belgium, le tarif applicable au spot sera majoré. En tout état de cause, le spot ne pourra mentionner plus de trois autres marques, produits, services ou entreprises.

2.8. L'Annonceur accepte que toute communication électronique certifiée, revête la même valeur qu'une lettre manuscrite et signée. L'Annonceur ne pourra invoquer l'absence de validité juridique des communications électroniques certifiées sous le seul prétexte que ces communications ont été effectuées de manière électronique.

2.9. Toutes les conditions, dégressifs et bonus supplémentaires négociés et acceptés par l'agence (media ou créative) ou l'annonceur sont strictement confidentiels, personnels et ne peuvent être cédés, même partiellement, à un tiers quelconque à l'exception de l'annonceur, de l'agent ou le commissionnaire agissant en son nom, mais pour le compte de l'annonceur. Le cas échéant l'annonceur ou l'agence (media ou créative) se porte garant du respect de l'obligation de la confidentialité par les agentes ou commissionnaires qu'il mandaterait.

3. Tarif et conditions de paiement

3.1. Le tarif applicable est celui en vigueur au moment de la diffusion de la commande par IP Belgium. Le budget signé et/ou le nombre de spots par radio ou par produit doit au minimum être maintenu dans le cas d'une éventuelle diminution du tarif. Toutes taxes et impôts sont à charge de l'Annonceur.

3.2. Les messages sont mesurés en tranches de 5 secondes. La totalité du temps utilisé est considéré comme publicité. Tout dépassement de plus de 3% du temps annoncé entraîne, si les délais le permettent, le renvoi du matériel pour qu'il soit mis en conformité avec la commande; à défaut, le temps sera facturé à la durée supérieure prévue au tarif.

3.3. Le montant de la commande est, en règle générale, couvert par une assurance-crédit. Si celle-ci est refusée en tout ou en partie, IP Belgium pourra exiger de l'Annonceur soit le paiement d'avance de tout ou d'une partie de la campagne, soit la remise préalable d'une traite avalisée par un garant agréé, soit la production d'un engagement de codébition ou de caution solidaire et indivisible de l'Agence de publicité et/ou de l'Annonceur, soit la remise préalable d'une garantie irrévocable émise par un établissement bancaire agréé. Les factures sont payables dans les 30 (trente) jours fin de mois de diffusion. A défaut de paiement dans le délai précité, l'Annonceur sera redevable de plein droit et sans mise en demeure

  1. d'intérêts de retard conventionnel de 12%;
  2. d'un dédommagement forfaitaire fixé à 15% de la facture avec un minimum de 123,95 €.

En outre, IP Belgium se réserve le droit de résilier, sans préavis ni indemnité, toute campagne publicitaire en cours et de réclamer le paiement des autres factures, celles-ci demeurant immédiatement exigibles par le seul fait du non-respect du délai de paiement.

3.4. Dans le cadre d'une convention d'échange, les factures entre les médias représentés par IP Belgium et l'Annonceur sont émises au plus tard le 30 du mois qui suit la diffusion des messages publicitaires. Elles se compensent de plein droit. La TVA sur les factures des médias représentés par IP Belgium reste payable par l'Annonceur.
Dans l'hypothèse où aucune facture d'échange n'est émise par l'Annonceur trois mois après la première diffusion, l'accord de compensation sera résolu de plein droit et la facture du média représenté par IP Belgium sera immédiatement payable par l'annonceur.
En aucun cas une commission d'agence sera attribuée sur des opérations d'échange.

3.5. L'Annonceur est toujours tenu d'exécuter ses obligations de paiement même s'il a formulé une contestation conformément à l'article 6.4.

4. Remise du matériel publicitaire

4.1. Les éléments nécessaires à la diffusion d'une publicité, à savoir l'ensemble des versions (fichiers audio) de la campagne et le mail de confirmation d'envoi dudit matériel, doivent parvenir à IP Belgium au moins 5 jours ouvrables (avant 17h00) avant la date de la première diffusion pour les campagnes « Sponsoring », « High Frequency » et « Radar » et 3 jours ouvrables avant la première diffusion pour les campagnes « réseaux » et « combinaisons de réseaux ». Dans le cas contraire, le démarrage de la campagne sera inévitablement postposé, sans recours, ni dédommagement à l'annonceur ou au donneur d'ordre, et l'entièreté de l'espace commandé sera dû.

4.2. Le ou les fichiers audio constituant la campagne doivent être adressées à IP Radio exclusivement via notre plateforme d'upload accessible sur ipradioupload.ipb.be. Les caractéristiques des fichiers (1 fichier par version de spot) seront :

  1. Chaque spot fera l'objet d'un fichier unique au format WAV, LPCM, 16 bits, 48 kHz,
  2. Chaque spot aura impérativement une durée multiple de 5 secondes précises (au centième de seconde)
  3. Le fichier audio ne contiendra pas de « blanc » (signal à ∞), ni avant, ni après le spot.

Le dépôt des fichiers audio sur ipradioupload.ipb.be implique que toutes les dispositions légales, droits d'utilisations, droits sur les oeuvres utilisées, etc… sont intégralement respectés par le fournisseur de ces fichiers.

4.3. Le ou les fichiers audio constituant la campagne et la fiche technique sont ensemble dénommés «le matériel». Le matériel reste la propriété de IP Belgium qui se réserve la faculté de le diffuser en un lieu privé, notamment pour les besoins d'information des Agences Media, Agences Créatives et Annonceurs; IP Belgium se réserve également le droit, après la date de première diffusion, de mettre à disposition de sa clientèle la pige des messages selon le procédé d'usage.

4.4. Il est expressément convenu que IP Belgium ne peut être rendu responsable des pertes ou dommages éventuels de tout matériel remis à l'occasion de l'exécution de tout ordre de publicité.

4.5. Si tout ou partie du matériel se révèle impropre à la diffusion, IP Belgium peut être amené à réclamer d'autres éléments et, le cas échéant, à différer la diffusion pour autant que les disponibilités du planning le permettent, le temps d'antenne normalement prévu étant néanmoins facturé. Le matériel présenté doit être fourni totalement prêt, de sorte qu'aucune manipulation telle que le montage, le réglage de niveau ou la modulation ne soit nécessaire. Si le niveau sonore du message publicitaire est beaucoup trop élevé (par exemple à cause de forte compression), celui-ci doit être adapté au volume des autres programmes.

4.6. IP Belgium se réserve par ailleurs le droit d'utiliser les messages pour la réalisation de compilations ou à des fins publicitaires, de les archiver et de les rendre accessible via Internet comme information complémentaire pour les auditeurs/consommateurs, sauf si le contractant s'y oppose expressément.

4.7. En cas de réservation d'un produit radio associé à une campagne visuelle sur un ou plusieurs sites Web de la radio, l'annonceur sera responsable de la fourniture du matériel requis pour la présence sur le(s) site(s) Web dans des délais impartis. A cette fin, l'annonceur recevra une fiche technique d'IP Radio, directement ou via son mandataire. Cette fiche mentionnera le type, la forme et les caractéristiques techniques du matériel, ainsi que l'échéance de livraison de ce matériel. Les règles en vigueur du point 5.1 des présentes conditions de vente s'appliquent au message et au contenu de ce matériel. Dans le cas d'une présence de l'annonceur via un banner ou tout autre format sur le site d'une radio, seule la marque de l'annonceur peut être visible.

4.8. Les utilisateurs/producteurs s'engagent à utiliser la plateforme IP Radio Upload ipradioupload.ipb.be uniquement pour uploader et/ou rechercher des informations sur les campagnes pour lesquelles ils ont été mandaté. Ceux-ci ne peuvent en aucun cas céder leur login et leur mot de passe à un tiers. IP Belgium s'autorise à changer ces codes d'accès le cas échéant.

5. Contenu du message publicitaire

5.1. L'Annonceur se porte seul garant de la licéité du matériel (logos, textes, musiques, visuels, etc.) et du contenu de son message publicitaire à l'égard des dispositions légales et déontologiques applicables.
Aucune propagande politique, philosophique ou religieuse n'est admise.
L'Annonceur garantit en conséquence IP Belgium ainsi que l'organisme de diffusion, à l'égard de toute action ou revendication formées par un tiers. La garantie de l'Annonceur couvre non seulement les montants qu'IP Belgium ou l'organisme de diffusion seraient condamnés à payer aux dits tiers, mais également les frais et honoraires engagés en vue de la défense.

5.2. Les messages de sponsoring ne peuvent pas reprendre des citations de promotions sur des prix ou des citations de prix.

5.3. Tout droit de réponse de tiers ordonné par jugement sera facturé à l'Annonceur au prorata du temps d'antenne occupé. Les frais judiciaires et honoraires d'avocats qu'IP Belgium ou l'organisme de diffusion devraient exposer en raison d'une telle procédure seront à charge de l'Annonceur.

6. Diffusion et insertion des messages publicitaires

6.1. Les dates et heures de diffusion des émissions et messages indiquées sur le bon de commande sont données à titre indicatif, les écrans publicitaires étant définis en fonction de leur place dans les programmes et non compte tenu d'un horaire précis.
Elles peuvent être modifiées, pour des raisons d'actualité ou d'opportunité, suivant la nécessité du programme, sans que l'Annonceur puisse prétendre à un dédommagement quelconque de la part d'IP Belgium ou de l'organisme de diffusion.
Si un spot réservé n'a pas pu être diffusé (par exemple suite à un problème technique ou autre), ce spot sera automatiquement replacé par IP Belgium dans une même tranche horaire ayant une valeur au moins équivalente à celle de l'écran publicitaire original. Ce transfert sera effectué sans avis s'il concerne moins de 10 % du nombre de spots prévus.
Néanmoins, si le spot non diffusé suite à un problème technique sur l’un des émetteurs/fréquences de la radio / des radios est un spot national et que cette non-diffusion est inférieure à 10% du nombre de spots prévus, le spot non diffusé ne sera pas remplacé.

6.2. IP Belgium et l'organisme de diffusion se réservent le droit d'annuler ou d'interrompre la diffusion de la campagne publicitaire dans des cas justifiés. Ceux-ci visent notamment mais non exclusivement les cas où il y a des doutes raisonnables quant à la solvabilité de l'Annonceur ou à la licéité d'une annonce, lorsque la campagne porte atteinte aux droits des tiers, choque, heurte ou blesse ou encore vise des produits ou services entrant en concurrence avec ceux de IP Belgium ou l'organisme de diffusion. La partie diffusée sera néanmoins facturée.

6.3. Au cas où une institution judiciaire ou de régulation (p.e. Jury d'Ethique Publicitaire (JEP) viendrait à demander la cessation d'une campagne, IP Belgium respectera cette décision sans délai. La campagne sera annulée de plein droit sans indemnité pour l'Annonceur, la totalité de celle-ci étant néanmoins facturée.

6.4. Au cas où les autorisations administratives nécessaires seraient retirées à l’organisme de diffusion l’ordre sera annulé de plein droit, sans indemnité pour l’Annonceur, la partie diffusée étant néanmoins facturée. Dans l’hypothèse d’une défaillance de diffusion ou de distribution de tout programme ou en cas de force majeure rendant la diffusion ou la distribution impossible, le ou les spots affectés seront replacés conformément aux dispositions de l’article 6.1. 

6.5. Toute réclamation devra, sous peine d'irrecevabilité, être introduite, par pli recommandé, dans les 15 jours ouvrables de la diffusion.
En cas de contestation quant à la diffusion effective d'un ou plusieurs messages, l'organisme de diffusion concerné fournira la justification du passage du ou des messages sur son antenne. Un enregistrement-témoin pourra également être fourni, pour certaines radios, à condition qu'il ait été demandé 10 jours ouvrables avant la première diffusion.
Au cas où la réclamation serait admise, soit si la responsabilité d'IP Belgium ou de l'organisme de diffusion venait à être engagée, le seul dédommagement qui pourrait être exigé est une nouvelle diffusion de la publicité, à l'exclusion de tout autre dédommagement.

6.6. IP Belgium ne pourra en tout état de cause être tenu pour responsable de quelque dommage indirect, général ou spécial, de quelque nature que ce soit, subi par l'Annonceur ou par un tiers.
Les erreurs ou défauts imputables à une information incomplète ou à la livraison tardive de matériel ou qui ne remplit pas toutes les conditions techniques ne donnent droit à aucun dédommagement. IP Belgium et l'organisme de diffusion déclinent toute responsabilité pour faute à la suite d'instructions peu claires.

6.7. L'espace publicitaire réservé sur les sites Web des radios sera placé à l'endroit convenu du site Web, pour la durée convenue. IP Radio ne fournira aucune statistique à l'annonceur. En cas d'indisponibilité temporaire d'un site Web, aucun dédommagement ne sera octroyé pour la durée de l'absence du site sur Internet. Seule une panne de plus de 2 jours complets et successifs donnera lieu à un prolongement de la présence pour une période équivalente.
En cas de retard dans la fourniture du matériel requis pour une insertion sur un site Web et/ou des données nécessaires à la réalisation d'un simple banner (ou d'un autre support convenu), aucun dédommagement ne sera octroyé pour les jours d'absence de l'annonceur sur le site Web. Les spécifications de la fiche technique décrite au point 4.8 tiennent lieu de référence.

7. Droit applicable - tribunal compétent

7.1. Tout différend non préalablement réglé à l'amiable et relatif à l'existence, l'exécution ou l'interprétation d'un contrat conclu avec IP Belgium sera régi par le droit belge et relèvera de la compétence exclusive des tribunaux de Bruxelles.

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